Terminfindung in (kleinen) Gruppen mit Menschen, die wichtig sind

Eine ewige Herausforderung in Gruppen ist die Terminfindung. In einer Gruppe von sechs Personen eigentlich kein Problem. Der Zwei-Tages-Termin wurde langfristig festgelegt, alle haben zugesagt. Einige Wochen vor dem Termin dann die Nachricht einer teilnehmenden Person “kann an dem Termin – wenn überhaupt – nur partiell teilnehmen, habe eine wichtigere Veranstaltung…”.

“Na gut”, sollte man meinen, “kann passieren, alles kein Problem, dann fahren wir halt zu fünft”. So ist hier eigentlich meine Meinung als Organisator. Wäre ich der Betroffene, dann würde ich mir denken “oh verdammt, das tut mir jetzt aber leid, hoffentlich ist mir niemand böse”. Andere Personen sehen das anders, in diesem Fall ist ein “…und ich wäre gerne dabei, deshalb muss der Termin verlegt werden” wohl eine passende Wiedergabe der Meinung der betroffenen Person.

Finde ich persönlich schon “naja” – warum werden jetzt fünf Personen bestraft, weil eine Person andere Prioritäten hat – aber man ist ja kein Unmensch. 90 Minuten Diskussion später wurde vereinbart. Es gibt eine neue doodle-Abstimmung mit den Alternativen a) einem Alternativtermin zwei Tage vorher zu dem eigentlich alle können, einige mit Magengrummeln ggf. b) einem weiteren Alternativtermin, falls eine Person ihren geplanten Urlaub verschieben könne und als Backup c) dem ursprünglichen Termin. Das Ergebnis war interessant, die betroffene Person hatte nun am Alternativtermin doch auch keine Zeit, der ursprüngliche Termin war der Gewinner.

Klare Absprache, klares Ergebnis, klare Sache. Sollte man eigentlich meinen. Nicht so in diesem Fall. Wohlwissend, dass es nicht die optimale Lösung sein wird haben wir die Zeiten entsprechend angepasst, dass eine maximale Teilnahme der betroffenen Person möglich sein wird. War aber auch keine Lösung, inzwischen ist nämlich ein weiterer Termin – trotz entsprechender Absprache/Zusage/Ergebnis – dazu gekommen. Letztlich wäre es dann auf eine “Teilnahme” von ein bis zwei Stunden herausgelaufen (ohne feste Zusage) verbunden mit der Forderung den Tagungsort entsprechend so zu legen, dass dies auch machbar sei…

Das machen wir nun nicht, wir fahren an einen Ort, an dem der Rest der Teilnehmer_innen den Termin entsprechend nach eigenen Vorstellungen in guter Atmosphäre so gestalten kann, wie es die Teilnehmenden auch wollen. Denn meine Erfahrung ist, dass ich lieber mit den Leuten konstruktiv arbeite und ihnen ein gutes Umfeld biete, die sich auf die gemeinsame Arbeit einlassen. Gleichzeitig haben mich viele Gespräche zu diesem Thema in meiner Meinung bestärkt, dass man auch – oder vielleicht auch “gerade” – als ehrenamtlich tätige Person aufpassen muss, nicht auf zu vielen Hochzeiten gleichzeitig  tanzen zu wollen und sich selbst nicht zu wichtig zu nehmen. Meine Beschränkung auf ein Mandat (und kein Vorstandsamt) habe ich da noch zu keiner Sekunde bereut.